Spółki kapitałowe: spółka z o.o. , prosta spółka akcyjna i spółka akcyjna, posiadają swoje statuty określające podstawowe zasady ich działalności. Jak wiadomo, statuty te i umowa spółki z o.o. to dokumenty będące czymś w rodzaju konstytucji tych spółek. Ale jest cały szereg spraw, związanych np. z bieżącym zarządzaniem spółką, które niekoniecznie muszą być zapisane w umowie spółki lub jej statucie, bo dotyczą bieżących spraw spółki, a nadto powinny zostać poufne pomiędzy wspólnikami. Uregulowaniu tych spraw służy właśnie umowa udziałowców.
Takimi sprawami uregulowanymi w umowie wspólników mogą być:
Uregulowanie tego, jakie konkretnie inwestycje i inne działania ma podjąć w przewidywalnym czasie spółka, żeby zrealizować określony w niej cel, oraz w jaki sposób ma prowadzić swoją działalność określoną w umowie spółki z o.o. lub statucie prostej spółki akcyjnej lub spółki akcyjnej. Porozumienie może dotyczyć konkretnych inwestycji, ustalenia budżetu spółki, zawarcia określonych umów itd.
Często jest tak, że spółka w pierwszych latach ponosi straty, ponieważ inwestuje więcej, aniżeli jest w stanie zarobić. Ale ta inwestycja zaczyna przynosić dochód po pewnym okresie, kiedy inwestycja się zamortyzuje. Można zatem w umowie spółki również przewidzieć, że strata spółki w jakiejś wysokości i w jakimś zakresie jest dla wspólników akceptowalna, a zatem zobowiązują się oni do udzielenia absolutorium zarządowi mimo tego, że spółka kolejne lata będzie kończyć ze stratą. Można też przewidzieć, że strata zostanie pokryta z utworzonych poprzez tzw. agio kapitałów rezerwowych spółki, albo poprzez obniżenie kapitału zakładowego, wysokiego przy rozpoczęciu działalności, właśnie po to, żeby mieć środki na inwestycję. Pokrycie straty w inny sposób, aniżeli poprzez pokrycie jej z zysków przyszłych okresów pozwala na wypłacenie zysków. Dla wyjaśnienia: agio to kwota, jaką poza nominalną wartością objętych udziałów czy akcji należy dodatkowo wpłacić do spółki za te właśnie udziały czy akcje. Wchodzi ono do kapitału rezerwowego. Jeżeli zatem pokryjemy stratę spółki z kapitału rezerwowego, albo poprzez obniżenie kapitału zakładowego, to po tym obniżeniu zyski za kolejny rok zamiast być przeznaczone na uzupełnienie strat, mogą być wypłacone jako dywidenda.
Oczywiście zasady finansowania spółki oraz zasady wypłaty dywidendy mogą również być zapisane w umowie wspólników.
Można również ustalić na określony lub nawet nieokreślony czas, kto miałby zajmować stanowiska w organach spółki, jak członkowie tych organów mieliby być wynagradzani, sposób rekrutacji tych członków itp. Można w ten sposób zabezpieczyć dla wspólników możliwość zasiadania w organach spółki, albo zapewnić sobie to, że uzgodnione na początku współpracy osoby, np. wybrane ze względu na ich kwalifikacje, będą zajmować miejsca w tych organach.
Porozumienie może dotyczyć też zasad obracania udziałami i akcjami. Jak wiadomo, nie można wykluczyć prawa do zbywania akcji czy udziałów, ale można to prawo na określony czas wyłączyć. Można też przewidzieć, że wspólnicy, albo część z nich, mają prawo do wykupienia udziałów innych wspólników. Takie klauzule są zwłaszcza przydatne, jeżeli daje się mniejszościowe udziały w spółkach niektórym pracownikom. Wtedy można przewidzieć obowiązek sprzedaży tych udziałów czy akcji większościowemu właścicielowi w przypadku np. zakończenia współpracy ze spółką. Może też być tak, że obowiązkowi sprzedaży odpowiada obowiązek odkupienia na żądanie pracownika. Jeżeli ustali się korzystne warunki zakupu udziałów przez wspólnika większościowego, to sytuacja może być bardzo korzystna dla obu stron – dla większościowego wspólnika, bo pozbywa się wspólników mniejszościowych, którzy nie mają żadnych związków ze spółką, dla wspólnika mniejszościowego, ponieważ pozbywa się on za godziwym wynagrodzeniem udziałów, z których w zasadzie nie ma pożytku.
Jaki jest sens zawierania takich porozumień?
Po pierwsze, jeżeli ustalone zostaną między wspólnikami pewne zasady, to jeżeli większość z nich te zasady złamie, to niezadowolona z tego mniejszość ma podstawę do zaskarżenia uchwały przed sądem i dochodzenia jej uchylenia jako sprzecznej z dobrymi obyczajami polegającymi na tym, że umów się dotrzymuje.
Po drugie, jasne sprecyzowanie zasad pomiędzy wspólnikami pozwala na to, że w razie dyskusji pomiędzy nimi można się na ustalenia powołać. To zazwyczaj kończy sprawę.
Uzgodnienie zasad zbywania akcji czy udziałów, tych, które nie powinny być wpisane do umowy spółki, pozwala na upewnienie się wspólników, że wspólnikami nie zostaną osoby przez nich nie akceptowane, gdyż pozostali wspólnicy w razie zagrożenia, że udziały mogą się dostać w nieakceptowane przez nich ręce sami mogą udziały wykupić na jasnych zasadach zapisanych w umowie.
Dlatego warto sporządzać takie umowy wspólników. Stanowią one uzupełnienie postanowień statutowych, a nadto pozwalają na bieżąco ustalać to, czego wspólnicy oczekują od spółki.